De succes- en faalfactoren verwijzen naar de allesbepalende factoren om de doelstellingen van een project te bereiken. Projecten bevatten altijd de volgende aspecten, vóór ieder project formuleer je deze drie pijlers:
- Specifieke uitkomsten of resultaten
- Middelen (materiaal, personeel, kapitaal)
- Een begin en een einddatum
Dat is een begin. In deze serie blogartikelen lees je meer over de essentiële zaken om rekening mee te houden tijdens het laten slagen van een project. Waaronder:
Succesfactor 7: De competenties van de projectmedewerkers
In zekere zin zijn er competenties die iedere projectmanager moet hebben: kennis, bewezen ervaring en persoonlijkheid. Algemene managementvaardigheden zoals leiderschap, communicatie en teambuilding. Zonder een goede projectmanager, geen project.
Daarnaast niet te vergeten: de competenties van de projectmedewerkers. Er is grote focus nodig op de vaardigheden van de individuele projectmedewerkers. Het team moet over een aantal essentiële vaardigheden beschikken om hun productiviteit, geestelijke gezondheid en de succesvolle oplevering van projecten te garanderen.
Projectteams bestaan over het algemeen uit verschillende specialisten die allemaal verschillende vaardigheden en sterke punten hebben. Tegelijkertijd zijn er onderliggende vaardigheden.
De twee belangrijkste: problem solving en conflict oplossing. Je kunt veel over een projectteam zeggen op de manier waarop de teamleden de problemen die zich dagelijks voordoen, oplossen.
Ook conflict oplossing is essentieel voor een succesvol projectteam. Een vaardigheid op zich. Wanneer je een grote groep toegewijde en intelligente mensen samenbrengt, kun je rekenen op conflicten. Effectieve conflictoplossende vaardigheden vormen de kern van een echt samenwerkend team.
Succesfactor 8: De betrokkenheid van het team
Deze succesfactor spreekt voor zich. Stakeholders en het team betrekken moet. Weet wie ze zijn en identificeer ze. Breng het team met elkaar in gesprek. Nodig de belangrijkste teamleden uit voor mijn eerste projectbijeenkomsten om zo snel mogelijk conflicten aan de oppervlakte te brengen en op te lossen.
Faalfactor 7: Te hoge verwachtingen
Een van de meest uitdagende aspecten van projectmanagement is het managen van de verwachtingen van stakeholders, het team en de gebruikers. Het is essentieel om te blijven communiceren. En dit betekent niet alleen het opstellen van een communicatieplan en het bieden van regelmatige updates. Het betekent praten met en luisteren naar iedereen die bij het project betrokken is. Het betekent dat er op een beknopte en duidelijke manier gecommuniceerd moet worden en dat problemen snel gemeld moeten worden om ze efficiënt op te lossen. Ieders inbreng is waardevol als het gaat om verwachtingen.
Maak afspraken met verantwoordelijken over hoe hun werk gecontroleerd wordt. Zodat zij niet voor verrassingen komen te staan, maar ook om eventuele fouten zo snel mogelijk op te speuren en op te lossen.
Faalfactor 8: Vage doelstellingen
Vanuit een projectmatig oogpunt, is communicatie van groot belang. Op de eerste plaats zorgt communicatie ervoor dat je goed van start kan gaan. Gebrek aan de juiste communicatie kan een groot aantal problemen met zich meebrengen. Dit kan gezien worden als een echte schok, echter zou je het moeten zien als een kans om te verbeteren. Een andere reden waarom interne communicatie zo belangrijk is, is het feit dat dit kan zorgen voor een hogere kwaliteit van informatie die rond gaat binnen het bedrijf. En dat geldt vooral bij vage doelstellingen.
Benadruk de urgentie van de opdracht, vertel de verantwoordelijke waar zijn werk goed voor is en laat zien dat hun werk ertoe doet. Op deze manier doet iedereen beter zijn of haar best. Besteed bij het opstellen en vooral het controleren niet teveel tijd en aandacht aan micromanagement. Hoe lastig dit ook is, details maken namelijk wel vaak het verschil. Maar zorg niet dat de hoofdzaken verloren gaan bij het werken aan details. Vraag jezelf regelmatig af of de activiteit waar je mee bezig bent, het doel dient. Draagt het bij aan het gewenste eindresultaat?
Volgende week lees je over nog eens twee essentiële succesfactoren als projectmanager én twee faalfactoren om rekening mee te houden.