HR-managers staan dagelijks voor tal van uitdagingen, maar geen enkele is intensiever dan aanwerving en onboarding van werknemers.

De vraag is onverzadigbaar, maar de talentenpool blijft gestaag slinken. Slagen in de zoektocht naar de juiste kandidaat, ondanks de schaarste aan talent, is belangrijker dan ooit geworden. Maar nadat de juiste persoon gevonden is, begint een nog grotere uitdaging: onboarding van nieuwe medewerkers.

De onboarding van werknemers is de eerste interactie die een werknemer met de organisatie heeft, direct na het langdurige sollicitatieproces.

  • Als de ervaring niet aan de verwachtingen voldoet, dan zou uw werknemer wel eens spijt kunnen krijgen van zijn beslissing om de baan aan te nemen.
  • De negatieve indruk die een slecht onboardingproces achterlaat, kan hun perceptie beïnvloeden, hen vooroordelen over de organisatie geven, en er uiteindelijk toe leiden dat ze voortijdig ontslag nemen.

In de huidige kandidaat-gedreven markt moeten organisaties meer doen om kwaliteitswerknemers aan te trekken.

Het onboardingproces optimaliseren is een van de belangrijkste strategieën om uw employer brand te verbeteren en betere kandidaten aan te werven. Dit is uw eerste indruk en uw kans om de basis te leggen voor de rest van de ervaring van uw nieuwe aanwinst met uw organisatie. Tegen de tijd dat de onboarding voltooid is, moet uw nieuwe werknemer een diepgaand inzicht hebben in de cultuur en de waarden van de organisatie.

Als onboarding voor uw organisatie nieuw is of als u dit onderdeel van uw HR-proces wilt verbeteren, kunt u, als u de verschillende fasen van onboarding begrijpt, een duidelijke strategie opstellen om kandidaten aan te trekken, het behoud van nieuwe aanwervingen te verbeteren, en werknemers te helpen zich aan te passen aan uw organisatie.

Fase 1: Pre-onboarding

De eerste fase van onboarding, ook wel pre-onboarding genoemd, begint zodra een kandidaat uw aanbod aanvaardt en loopt door tot de eerste dag dat hij in dienst treedt. Dit is een zeer cruciale tijd voor uw kandidaten, omdat zij het meest onzeker zijn over wat hun te wachten staat. Zelfs een kleine miscommunicatie of een misverstand kan kandidaten doen twijfelen aan hun beslissing om bij uw organisatie te komen werken. Aan de andere kant, als de kandidaten goed begeleid worden en op de hoogte gehouden worden van de ontwikkelingen in de organisatie, zullen zij zich enthousiaster gaan voelen over hun beslissing om bij uw organisatie te gaan werken.

Help de werknemers tijdens de pre-onboarding fase al het nodige papierwerk in te vullen. Geef hen ruim de tijd, want het kan zijn dat zij bij hun vorige organisatie bezig zijn met het afronden van exit-taken.

Fase 2: nieuwe medewerkers verwelkomen

De tweede fase van onboarding is vaak gewijd aan het verwelkomen van nieuwe personeelsleden in uw organisatie en het geven van een oriëntatie om de nieuwe personeelsleden te helpen acclimatiseren. Bedenk dat zij misschien nog niemand binnen uw organisatie kennen, en dat zij niet weten hoe de teams dagelijks werken. Daarom is het nodig dat u hen een duidelijk beeld van uw organisatie geeft voordat zij met hun werk beginnen. De meeste nieuwelingen zullen echter staan te popelen om te beginnen, dus is het beter om deze fase tot minder dan een week te beperken.

Houd de eerste dag zo eenvoudig mogelijk. Help hen tijdens de oriëntatie een beter inzicht te krijgen in uw organisatiecultuur, en laat hen zien hoe de praktijk op die cultuur zijn afgestemd. Bespreek onderwerpen als vrije tijd, aanwezigheid, ziektekostenverzekering, en loonbeleid. Wijs hen zo nodig de weg naar parkeerplaatsen, cafetaria’s, en medische voorzieningen. Stel uw nieuwe werknemers daarna voor aan hun teamgenoten en andere betrokkenen. Aan het eind van de tweede fase kunt u een korte vergadering met uw nieuwe werknemers organiseren om te controleren of zij zich op hun gemak voelen en zich goed aanpassen.

Coördineren met andere afdelingen

Het is van essentieel belang om te coördineren met de belangrijkste belanghebbenden (collega’s en managers) en hen op de hoogte te brengen van de begindatum van de nieuwe aanwerving. HR-medewerkers kunnen de hulp van andere werknemers inroepen om het hokje van de nieuwe werknemer in te richten, één-op-één welkomstvergaderingen te organiseren, en een oriëntatiesessie te plannen.