De succes- en faalfactoren van een project – deel 1/5

De succes- en faalfactoren verwijzen naar de allesbepalende factoren om de doelstellingen van een project te bereiken.

De succes- en faalfactoren in dit artikel, en de volgende artikelen, zijn manieren om bepaalde taken te prioriteren terwijl het projectplan wordt uitgevoerd. Het hebben van duidelijke uitkomsten, prioriteiten en middelen helpt het projectteam om te verduidelijken waaraan eerst moet worden gewerkt of waaraan speciale aandacht moet worden besteed, zodat mensen kunnen samenwerken om de belangrijkste doelstellingen van het project te bereiken.

Projecten bevatten altijd de volgende aspecten, vóór ieder project formuleer je deze drie pijlers:

Specifieke uitkomsten of resultaten
Middelen (materiaal, personeel, kapitaal)
Een begin en een einddatum

Dat is een begin.

Projectmatig werken – how to?

De implementatie van projectmatig werken komt altijd op hetzelfde neer:

Planning
Organisatie
Controle

Dat neemt niet weg dat je tijdens het project tegen onverwachte zaken aan kunt lopen.
In dit artikel worden 2 succesfactoren en 2 mislukfactoren behandeld.

Succesfactor 1: Input gebruikers

Vaak onderschat, maar één van de belangrijkste factoren voor het succes van de projectplanning is de relevante input van de gebruiker. Relevante gebruikersinput is een van de mogelijkheden om het projectsucces te verbeteren. Betrek teamleden en eindgebruikers, stel ze verantwoordelijk en beloon ze. Deelnemen aan een project is een eer. Zodra deelnemers er zo tegenaan kijken, zal de bijdrage van ieder individu ook vele malen groter zijn. Waardoor indirect de benefits voor de gebruiker dat ook zijn.

“Wat is dit? Dit is niet wat ik wilde”, is het laatste wat je wilt horen wanneer je een project oplevert.

Om dit te voorkomen, moet je begrijpen en realiseren dat de beste oplossing voor die ene stakeholder misschien wel de slechtste oplossing is voor de andere. Zonder de input van gebruikers eerst te doorlopen en serieus te nemen, is het maken van projectplannen, budgetten of scope een simpele ‘waste of time’.

Succesfactor 2: Management Support

Een van de beste manieren om een vliegende start te maken, is met een face to face meeting, en daarbij is het bij elkaar brengen van het team essentieel. Laat dit dan ook niet de enige keer zijn dat het projectteam bij elkaar is!

Als manager of projectmanager is het essentieel om blijvend te controleren en daarbij te wijzen op de SMART doelen en de daarbij behorende gewenste resultaten.

Gaat het project het gewenste resultaat opleveren? Zal het resultaat het gewenste effect opleveren? En hoe gaan alle partijen om met hun werkzaamheden?

Een zorgvuldige evaluatie (en niet te vergeten, support) levert voordelen op voor alle belanghebbenden. Projectmanagers hebben regelmatig het idee dat ze niet genoeg tijd, middelen of expertise hebben om een evaluatie uit te voeren, en dat is niet gek. Het lijkt lastiger dan het is, je moet het jezelf ook niet te moeilijk maken. Jezelf aanleren hoe je een effectieve en efficiënte projectevaluatie uitvoert, is net zo waardevol als een zorgvuldige planning. Beide helpen op hun eigen manier om op een soepele manier door het proces te navigeren.

De eerste faalfactor is daarmee ook direct duidelijk…

Faalfactor 1: geen input eindgebruiker

Als eindgebruikers echte input kunnen leveren, zullen ze het nieuwe product of de nieuwe dienst gemakkelijker omarmen. Ze voelen namelijk dat het deels van hen is. De klant, dat wil zeggen de entiteit die het project financiert, zal de voordelen realiseren door de daadwerkelijke input van de gebruikers, hun klant.

Met input van de eindgebruiker heb je een streepje voor. Je kunt namelijk terugvallen op hun bevindingen. En vaak zijn ze goudeerlijk, ook als er iets aangepast moet worden, of alles helemaal terug naar de tekentafel moet!

Het projectplan moet zich richten op de relevantie van de gebruikersinput door middel van de volgende zaken te adresseren:

Gebruikersbehoeften, workflows en gebruikersomgeving
Het testen en evalueren van de gebruikersinput
De gebruikers volledig betrekken bij het planningsproces
De prestatiedoelstellingen vaststellen op basis van de eisen van de gebruiker

Faalfactor 2 bij projecten: een incomplete scope

Project Scope Management verwijst naar de processen die ervoor zorgen dat de scope van een project nauwkeurig wordt gedefinieerd en in kaart wordt gebracht. Scope Management technieken stellen projectmanagers in staat om de juiste hoeveelheid werk toe te wijzen die nodig is om een project succesvol af te ronden, waarbij het vooral gaat om het beheersen van wat wel en wat niet tot de scope van het project behoort. Je kunt je voorstellen dat een incomplete scope leidt tot een incompleet project.

Als projectmanager moet je, ongeacht de gekozen methodologie, de scope van het project definiëren. Hoe je dat doet? Dát verschilt.

Mocht je hulp kunnen gebruiken bij het definiëren van de scope van het project, neem dan gerust contact met mij op.

Volgende week meer in deel 2!